1. LA ORGANIZACIÓN PREVIA
Ante todo, a la hora de encarar la organización de un evento y solicitar las licencias correspondientes se impone una buena planificación. Tenemos que hacer del calendario un aliado, prever todos los pasos, anticiparse a los plazos burocráticos habituales* Así, entre otras, evitaremos una negativa excusada en la falta de tiempo.
2. CONOCIMIENTO DE LAS ORDENANZAS Y NORMATIVAS QUE NOS AFECTAN
Para conocer mejor en qué ámbito nos movemos, y antes de ir a la Administración a solicitar las licencias, convendría repasar la normativa, especialmente la ordenanza del espacio público, para así saber si estamos hablando de uso especial común o privativo.
3. PETICIÓN DE LICENCIAS Y PERMISOS
Si hay la menor posibilidad de presentar la propuesta como asociación, es mucho más recomendable que como particular/es, ya que quedará más legitimado por el supuesto mayor apoyo social. Puede ser conveniente resumir y restar complejidad a la propuesta para hacerla más comunicativa y digerible. 
Conviene tratar primero con el cargo político que dé su visto bueno al proyecto. En ciudades grandes la escala jerárquica sería empezando por el alcalde, regidor del barrio hospedador, gerente del mismo o, en caso de no tener acceso a ninguno de ellos, a un técnico en participación o espacio público, aunque siempre será preferible contactar con un político. En municipios más pequeños contactar directamente con la alcaldía o concejales de la vía pública.
4. MEDIDAS DE ORGANIZACIÓN Y MANTENIMIENTO
Durante un evento o intervención, tratar de mantener un orden y limpieza así como una mínima seguridad se convierte en un recurso que puede llegar a garantizar el desarrollo previsto de la actividad.
Caracterizar al personal responsable vistiendo de uniforme de seguridad, limpieza o mantenimiento otorga una visión más ordenada del conjunto y ofrece la posibilidad de pasar inadvertidos a ojos de las autoridades, además de mejorar el propio funcionamiento, ya que hablamos de eventos de gran formato y extensión en el tiempo.
5. INSTALACIONES TEMPORALES
Las edificaciones temporales deben cumplir lo dispuesto en la Norma española sobre estructuras temporales, carpas y seguridad, UNE-EN 13782.
Si la superficie de cada elemento supera los 50 m2 se debe presentar proyecto técnico según lo estipulado en la Norma. Si su tamaño es inferior bastará con presentar la documentación del fabricante sobre resistencia al fuego y resistencia estructural.
Se consideran elementos independientes aquellos cuya separación iguale o exceda los 5 metros de distancia. Los parámetros principales a tener en cuenta son la resistencia al viento (contad unos buenos anclajes), la resistencia al fuego (en general M2) y el número y dimensiones de los accesos (evacuación de emergencia).